Dział Zaopatrzenia

mgr inż. Mariusz Więckowski

Kierownik

Zakres obowiązków

1. Działem Zaopatrzenia kieruje Kierownik, który koordynuje i nadzoruje pracę podległych jednostek organizacyjnych:
   1. Sekcji Zamówień,
   2. Sekcji Obiegu Dokumentów,
   3. Sekcji Transportu.
2. Do podstawowych zadań Działu Zaopatrzenia należy:
   1. w zakresie udzielania zamówień publicznych:
      1. opracowywanie rocznych planów zakupów aparatury, materiałów, usług i innych na podstawie zgłoszeń jednostek organizacyjnych,
      2. bilansowanie potrzeb w zakresie zakupów wyposażenia,
      3. przedkładanie do zatwierdzenia Rektorowi planów zakupów w ujęciu rzeczowym i finansowym,
      4. przyjmowanie wniosków o udzielenie zamówienia publicznego w postępowaniach określonych w Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Zielonogórskim,
      5. współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu w celu opracowania szczegółowych warunków specyfikacji zamówienia,
      6. realizacja zakupów zgodnie z procedurami określonymi w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Zielonogórskim,
      7. dokonywanie, we współpracy z jednostką zamawiającą dany przedmiot zamówienia, odbioru jakościowego i ilościowego zakupionej aparatury, materiałów, usług i innych, zgodnie z zamówieniem oraz ewentualne prowadzenie postępowania reklamacyjnego w razie stwierdzonych usterek lub braków (jeśli zawarta umowa nie stanowi inaczej),
      8. sporządzanie dokumentów finansowo-księgowych zakupionej lub przejętej aparatury, materiałów, usług i innych i przekazywanie ich do kwestury oraz inne związane z tym czynności,
      9. sporządzanie sprawozdań z zakresu zamówień publicznych w porozumieniu z jednostkami organizacyjnymi UZ.
      10. składanie deklaracji do systemu INTRASTAT o obrocie handlowym podlegającym zgłoszeniu.
   2. w zakresie zaopatrzenia aparaturowego i materiałowego:
      1. dokonywanie zakupów zamówionych przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu towarów,
      2. dokonywanie odbioru jakościowego i ilościowego zamówionych towarów we współpracy z jednostką zamawiającą dany przedmiot zamówienia,
      3. zawieranie umów z serwisami w zakresie napraw aparatury i konserwacji i innych urządzeń,
      4. współpraca z Urzędem Celnym oraz przewoźnikami krajowymi i zagranicznymi przy odbiorze i ekspedycji aparatury, materiałów, usług i innych urządzeń,
      5. prowadzenie spraw związanych z reklamacjami (jeśli zawarta umowa nie stanowi inaczej),
      6. rozliczanie faktur,
   3. w zakresie gospodarki transportowej:
      1. dysponowanie środkami transportowymi oraz zabezpieczanie potrzeb transportowo-spedycyjnych uczelni,
      2. przyjmowanie i rozliczanie zleceń transportowych od jednostek organizacyjnych uczelni,
      3. prowadzenie rejestru wynajmu transportu przez pracowników uczelni oraz rejestru opłat za te usługi,
      4. kontrola stanu technicznego pojazdów oraz ich bieżąca obsługa i wyposażenie z uwzględnieniem przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego,
      5. zlecanie wykonania napraw i remontów pojazdów,
      6. organizowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców,
      7. rozliczanie zużycia paliw i materiałów,
      8. ustalanie norm zużycia paliwa na poszczególne pojazdy samochodowe,
      9. nadzorowanie spraw ubezpieczeń komunikacyjnych,
      10. zlecanie usług transportowych przewoźnikom zewnętrznym,
      11. wnioskowanie zakupu nowych pojazdów,
      12. sporządzanie informacji o zużyciu paliw,
      13. prowadzenie całości sprawozdawczości dotyczącej transportu.
   4. w zakresie obiegu dokumentów:
      1. potwierdzanie zgodności faktur z dostarczonym towarem lub wykonaną usługą,
      2. potwierdzanie zgodności kwot faktur z ofertą lub umową,
      3. opisywanie faktur kierowanych do rejestracji (przypisanie odpowiedniego zamówienia, ustalanie podlegania mechanizmowi podzielonej płatności, potwierdzanie występowania kont wskazanych na fakturach na Białej Liście),
      4. zatwierdzanie opisów merytorycznych i innych danych wprowadzanych w Elektronicznym Obiegu Faktur,
      5. nadzorowanie wystawiania dokumentów potwierdzających przyjęcie na stan środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia,
      6. kompletowanie dokumentacji i przekazywanie do rozliczenia faktur zaliczkowych,
      7. monitorowanie ewentualnych odliczeń od VAT niezbędnych do prawidłowego zaksięgowania przyjmowanych na stan środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia,
      8. prowadzenie rejestrów faktur,
      9. sporządzanie raportów z realizacji umów podlegających ustawie zamówień publicznych,
3. Szczegółowe zadania działu określa Regulamin Działu Zaopatrzenia.